刘爱玉 李兰阁

(小浪底项目)

(摘  要) 本文分析了大型水利工程“设计变更通知”产生的原因，及其施工图纸和设计变更同时归档的重要意义。提出了“设计变更通知”完整归档和逐步取消“设计变更通知”的一些措施。
(关键词) 大型水利工程  施工图  设计变更  归档

    一项大的水利工程从立项到设计，从开工到竣工，要经过若干个阶段、环节，由于工程工期长或条件复杂，往往要经过数年甚至十数年的艰苦奋斗才能竣工，尤其是大型水利工程项目，投资大、工期长更是如此。在施工期间文件资料(含施工图和设计变更)的产生，也是随着整个工程的进展而逐渐产生的。大型水利工程施工图纸经历的时间长、数量多，设计变更也较多，给施工图和设计变更的及时归档，带来了一定的困难。通常情况下施工图纸的归档工作，是随着工程的进度而逐步进行的。但“设计变更通知单”的归档工作，往往因客观上的原因，可能会与施工图的同时归档形成脱节。施工图和“设计变更通知单”如能一同组卷归档，这将给工程技术人员查询资料带来了极大的便利。

1 施工图的发送(接收)与归档程序

    设计单位对施工图纸的发送和归档，一般是按照如下程序进行的：

    应该说施工图和施工图签收单，按上面的程序发送(签收)和归档，是非常科学和严密的，避免了设计单位和业主在图纸收发过程中有纠缠不清的麻烦。

2 设计变更文件产生的原因

    在实际工程施工中，需要根据现场实际情况变化，对设计文件进行修改。一类是设计单位主动进行的设计变更：如施工开挖过程中地质条件的变化不能满足要求，原设计或者设计上有差错，需要修改等，设计单位便主动重新出图并注明版次及发布时间，然后将图发送业主再转到施工单位。若设计单位发现其设计上有小的不完善之处且图纸不需要大的变动，有时由于工期紧、修改原图要经过多个环节以至可能延误工期等因素，在此情况下可不修改原图而通常采用签发“设计变更通知单”的方式来变更设计图纸。施工单位可根据“设计变更通知单”进行施工。另一类是施工单位在收到施工图纸后，因各种原因未能照原施工图施工，而是设计单位被动进行的设计变更。例如有的施工单位在施工过程中，为了方便施工、受施工设备的限制、为了节省工程成本和加快工程施工进度、设计所标明的建筑材料已更新换代需换新材料等诸多原因。在此情况下，施工单位将情况反映给监理或业主，业主要求设计单位对原设计进行修改，并发“设计变更通知单”。总之，设计单位在提出或审定同意某一修改意见时，就签发“设计变更通知单”及添加附图。这对于一个设计单位来说，有助于进一步完善大型水利工程设计，有助于提高设计质量，属正常的设计过程。设计变更文件签发后，就不再修改原图。这样就形成了大量的“设计变更通知单”及其附图，有相当一部分不能同时归档。

3 设计变更文件签发(接收)和归档的程序

    按照《档案法》的有关规定“设计变更通知单”也应该按程序进行归档。施工过程中的“设计变更通知单”通常是按照如下程序发送(接收)和归档的：

    由此可见，“设计变更通知单”与施工图在签发、归档的程序上略有不同。就设计单位发送的设计变更而言，在设计变更文件的签发、审定、执行过程中，开始并没有经过设计单位档案处(科)留存归档，“设计变更通知单”只是在最后才由设计单位设代部门向档案处(科)送交归档，这就造成施工图与“设计变更通知单”难以同时归档而形成脱节现象。

4 设计变更文件完整归档的意义

    大型水利工程由于单位工程多，条件复杂，施工图量大的特点，施工图的及时归档本已非常繁琐，且难度很大。加之大量的“设计变更通知单”更是如此。若在归档之前散失若干份“设计变更通知单”，则归档内容就不完善甚至可能与实际工程不符。因此，收集保存好所有的设计变更材料非常重要，特别是原有设计文件没有错误，由于施工单位的原因而对原设计图纸进行变更形成的变更材料一定不能遗漏。由于施工过程具有连续性且常具隐蔽性，每一部分(按施工图划分)施工完毕后，若失去了设计变更材料，其前面的施工详情就很难追溯，假如遇上工程质量问题，就会出现责任不清的现象。

5 设计变更文件与施工图一同组卷归档的措施

    我们认为应完善“设计变更通知”的归档制度，解决施工图与设计变更通知归档的脱节问题。

5.1 在“设计变更通知”的签发过程中，设计单位应明确更改设计文件责任人，规定谁发的“设计变更通知单”，谁负责及时更改原设计图。

5.2 在“设计变更通知单”的归档过程中，做到每份“设计变更通知单”都应与其原施工图对应组卷，整理在一起，这样才会给技术人员的资料查询提供方便，也更具可追溯性。

5.3 设计单位设代处，应按时向档案资料管理部门通报工程施工进展情况，档案管理人员应及时深入工地，了解工程进度并整理设计资料文件。做到设计文件随着工程进度及时归档，防止资料文件遗失遗漏。

5.4 为了加快设计变更信息的沟通，建议在 今后的工程施工过程中，可利用现有的信息网络系统、现代信息处理和传输技术，通过设计单位设代处迅速交换“设计变更”信息，使施工图能够及时更改、归档。可在设代处建立完备的出图设备，采用先进的图像数字扫描技术、图像数字压缩技术，将图纸数字信息通过网络在设计单位和施工工地之间迅速传输，这样可保证施工单位能及时拿到变更的施工图。在此条件下，也可借鉴国外经验，取消“设计变更通知单”，在修改设计文件时，直接在原底图上修改，并注明版次，通过信息网络系统及时传输到工地，复制新的图件更换原图，从根本上杜绝施工图与实际施工不相符的情况发生。

6 加强对水利工程项目档案资料管理的力度

    为了严格加强水利工程资料的管理，应按照国务院办公厅《关于加强基础设施工程质量管理的通知》中的要求：所有建设项目都要按照《中华人民共和国档案法》的有关规定，建立建全项目档案，从项目筹划到工程竣工验收，各环节的文件资料都要按规定收集、整理、归档，项目档案资料管理单位和档案管理人员要严格履行职责，认真贯彻文件精神，采取切实可行措施，把项目档案资料管理工作提高到一个新水平。

6.1 大力宣传《档案法》，提高认识，明确责任，保证项目档案工作的正常开展。

6.2 要建立建全工程项目档案制度，把项目档案管理切实纳入法制化、规范化轨道，建立严格的项目档案管理制度，杜绝管理工作的漏洞，确保工程质量。

6.3 及时对工程资料进行整理归档，做到项目档案万无一失。

6.4 加强项目档案人员(特别是大型工程档案管理人员)的业务培训，使他们更多的了解重点工程的管理方法，提高管理人员素质。为保证项目档案资料的完整性、科学性，有必要在项目开工前，对从事档案的工作人员进行培训，使他们了解更多的管理知识，以保证工程项目档案管理工作健康有序地开展。