陈  健 李冠成

(档案科)

    2003年9月是我公司档案科成立20周年。二十年来，在院领导和各部门的支持以及全体档案工作者的努力下，我公司档案工作从无到有、逐步发展壮大。培养了一支素质较高的档案管理人员队伍；建立健全了各项档案管理制度、办法；积累了丰富的档案资料，形成了科技、文书、会计、声像、设备等门类齐全的档案体系，为生产的经营和管理提供了大量的参考资料。档案工作的管理和服务水平不断提高，为 我公司档案工作的可持续发展打下了良好基础。

1 档案工作二十年回顾

1.1 建立档案管理工作体系，实现档案的集中统一管理
    1956年我公司建院后，机构几经变迁，于1978年重新恢复设计院建制，我们于1983年9月成立了档案科。档案科成立伊始，仅有两间办公室，抽调4人边筹建，边工作。当时只收集一些小浪底工程的地形图供小浪底初步设计使用，档案工作亦从此开始起步。1987年9月5日《档案法》的颁布，结束了档案工作“无法可依”的局面，也推动了 我公司档案工作的进一步发展。我们接收了1983年以来形成的各类科技档案；清理了积存20多年的文书档案，使文书档案的管理走上正规；对建院以来保存于黄委会档案馆20余年的会计档案进行了鉴定销毁，对驻郑单位的会计档案进行了统一管理；初步建立了声像、设备档案；对各单位积存多年的资料进行了鉴定；扩大了档案管理干部队伍,制定各种规章制度20余项。 1983年～1993年间收集各类科技、文书等档案1.8万卷(册)，各种图纸20余万张，各种图书、资料2万余册，并扩充了档案库房、装具。至此， 我公司档案工作初具规模，并逐步走向正规。

1.2 实现由传统管理向标准化 制度化 规范化管理的转变。
    经过我公司档案工作者十年的奋斗，档案工作的基础已经基本奠定，局面已基本打开。随着我国“改革开放”的继续，党中央提出了“以经济建设为中心”的目标。 我公司的技术力量、专业水平、经济效益都得到了快速发展，也对档案的管理工作提出了新的要求。为使我公司档案管理工作适应新的形势，必须打破传统管理模式，逐步从传统管理向规范化管理方向发展。
    一是增强档案意识。一方面通过各种活动、形式向全体职工宣传档案法，并对处级以上领导进行考试，使领导和职工对档案和档案工作的重要性有了更深一步认识，增强了全员的档案意识；另一方面对档案工作者进行学历教育、专业培训、在岗培训，提高了管理人员的素质和管理水平。
    二是加强业务建设。从提高档案的归档率、完整率、案卷合格率入手，推行全面质量管理工作，明确各个岗位职责，制定对策表，成立了QC小组，《小浪底工程科研试验档案案卷质量标准化》和《声像档案的建立与管理》两个QC小组，分别在院第五次、第七次QC小组成果发布会上荣获二等奖。近年来，归档率、完整率、合格率均达到上级主管部门要求。
    三是加强档案管理规律的研究。从关注档案案卷本身向研究档案管理的自身规律、相关专业以及档案开发利用等领域延伸，从本部门本地区的业务交流扩大到流域间、区域间和同行之间的共同探讨。在此基础上还对档案管理的新技术—计算机管理档案进行了尝试与探讨。
    同时继续对档案管理制度、办法进行了完善，编制了《档案管理制度汇编》，使档案各个环节的管理工作标准化、制度化、规范化。1994年12月，我公司在黄河流域各单位中首家晋升为科技事业单位档案管理国家二级，跨入档案管理先进行列，多次荣获全河档案管理工作先进单位。

1.3 “与时俱进”走档案管理现代化之路
    二十世纪末，随着黄河小浪底工程的设计、施工进入高潮，我公司的声誉、科技力量和经济实力不断增强，档案工作也迎来了高速发展的春天。
    网络技术的发展、CAD技术与办公自动化的普遍应用，档案管理工作的手工管理方式与服务手段已制约了档案信息的充分开发与利用，馆藏数字化和检索查询网络化为标志的档案信息自动化管理已成为大势所趋。
    为适应我公司自动化办公系统对信息资源的要求，加大档案信息的开发力度，更好地为勘测、规划、设计及生产管理服务。在院领导的关心支持下，1998年我们开始对多家档案管理软件单位进行了调研，经过试用、比选，于2000年引进了清华紫光“THAM2000电子档案管理系统”软件，从根本上摆脱手工操作的落后局面， 我公司档案管理工作的现代化出现了质的飞跃。
    新的档案管理方式，给档案的管理工作注入了新的内容。为加快电子档案管理工作的进程，首先组织力量对库存的科技档案案卷进行录入，建立了科技档案案卷数据库，为档案信息的交流和存储搭建平台。
    档案管理的工作流程也从手工操作变为计算机操作，档案人员编写卡片、案卷目录、图纸目录可一次数据录入，还可根据需要任意选择，减少了重复劳动。检索工具从单一的卡片式、帐簿式检索转变为手工检索与局域网查询相结合的检索方式，大大提高了利用者的查准率、查全率和检索速度。制定了《电子档案著录细则》，印发了《纸质文件与电子文件一并归档》的通知，进行了网上传输归档与电子文件的挂接，初步建立了全文数据库和工程图纸库，实现了网上查询及部分电子文件的浏览和下载。

2 展望未来 任重而道远

    随着勘察设计单位体制改革的推进，我公司由事业改为企业，在市场竞争中发展。档案工作要适应企业发展需要，为企业发展提供更多的服务，必须大力加强档案业务基础建设，积极推进项目归档计划工作的实施并列入年度考核计划，确保档案的“归档率、完整率、合格率”。
    “数字黄河”思路的提出，为档案工作者提出了新的要求，档案工作也要在创新中求发展，把档案信息建设、发展纳入院信息化建设的总体框架。
    全面开展案卷及文件信息的录入工作，加快目录数据库建设；强化电子文件的收集与管理，实现目录库与电子文件的挂接；积极采取措施，运用扫描、光栅矢量编辑等技术手段，针对新、老档案的实际情况全面建立档案信息全文数据库、工程图纸数据库、地形图及工程交流资料数据库；完善权限设置，制定档案授权方案。实现档案的收集、归档、整理、统计和借阅流通各环节全方位的计算机管理。在全院范围内实现海量数据秒级查询，档案原文显示和网上下载打印。
    全面坚持以档案网络建设为基础，以档案信息资源为核心，以扩大档案信息资源为目标。在各级领导的重视和支持下，全员共同努力最终实现我公司档案信息电子化，数据信息网络化，服务管理自动化这一目标，促进设计院档案持续、快速、健康发展，为 我公司的改革发展和经济建设服务，为治黄事业服务。

3 结语

    回顾我公司档案工作二十年，历经了从传统管理、规范化管理到现代化管理的三个阶段，档案队伍日趋成熟、档案管理工作的科技含量不断增加。今天的档案科已真正成为 我公司科技成果的集散地，库藏档案7万余卷(册)，各种图纸40余万张，各类图书、资料3万余册，建立了各类档案数据库5万余条。2002年度借阅利用达2000余人次，借阅各类档案、图书、资料4453册、图纸7000余张。配备了微机、服务器、打印机、扫描仪、刻录机等先进设备。如今，新建的档案楼拔地而起， 我公司档案工作的现代化建设也将进入了一个新的发展时期，展望未来，任重而道远。